Personvernerklæring for Trivselsleder AS

Hvem er ansvarlig for personopplysninger vi behandler?

Trivselsleder AS, org. nr. 995 914 859, med adresse Kristian Augustsgate 14, 0164 Oslo, er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

Hvor henter vi dine personopplysninger fra?

Utover de opplysningene du selv gir oss kan vi samle inn opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, bransjeregistre og lignende.

Hvem kan vi dele dine personopplysninger med?

Databehandler. Dersom det er nødvendig for at vi skal kunne tilby våre tjenester, vil vi dele dine personopplysninger med firma som opptrer som databehandler for oss. En databehandler er et firma som behandler informasjonen på vegne av oss og etter våre instrukser f.eks. leverandører av skytjenster, regnskapsbyråer eller lignende.

Hvor behandler vi dine personopplysninger?

Vi etterstreber alltid at dine personopplysninger skal behandles innenfor
EU/EØS–området og at alle våre egne IT-systemer befinner seg innenfor EU/EØS-området.

Hva er dine rettigheter som registrert?

Rett til innsyn (tilgjengeliggjøring av kopi). Vi vil alltid være åpne og gjennomsiktig om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Dersom du vil vite mer om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, kan du be om å få innsyn i personopplysningene. I tillegg til innsyn i personopplysningene, har du rett til informasjon om formålene med behandlingen, kategorier av personopplysninger, kategorier av mottagere, lagringsperiode, rett til å anmode om retting eller sletting, informasjon om hvor personopplysningene stammer fra, og forekomsten av automatiserte avgjørelser.

Husk at dersom vi mottar en forespørsel om innsyn, kan det være nødvendig å be om ytterligere opplysninger for å kunne sikre en effektiv håndtering av din forespørsel og at informasjonen gis til rett person.

Rett til retting. Du kan kreve at dine personopplysninger rettes dersom opplysningene er feil. Du har også rett til å kreve at eventuelt ufullstendige opplysninger kompletteres.

Rett til sletting. Du kan kreve at personopplysninger vi behandler om deg slettes dersom:

• Opplysningene ikke lenger er nødvendige for de formål de ble samlet inn eller behandlet for.
• Du protesterer på en interesseavveining vi har gjort basert på en berettiget interesse, og grunnlaget for din protest vektlegges mer enn vår berettigede interesse.
• Du protesterer mot behandling av personopplysninger for direkte markedsføringsformål.
• Personopplysningene er blitt behandlet ulovlig.
• Personopplysningene må slettes for å oppfylle en rettslig forpliktelse vi er underlagt.

Merk at vi kan ha rett til å avvise din forespørsel dersom rettslige forpliktelser hindrer oss fra umiddelbart å slette visse persnopplysninger. Slike forpliktelser er basert f.eks. på bokførings- og skattelovgivning eller bank- og hvitvaskingslovgivning. Det er også mulig at behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Dersom vi er forhindret fra å imøtekomme et krav om sletting kommer vi isteden til å blokkere personopplysningene fra å kunne benyttes til andre formål enn det formål som forhindrer den ønskede sletting.

Rett til begrensning. Du har rett til å kreve at vår behandling av dine personopplysninger begrenses. Dersom du mener at personopplysningene vi behandler er uriktige kan du kreve begrenset behandling av opplysningene mens vi kontrollerer hvorvidt personopplysningene er korrekte. Dersom vi ikke lenger behøver personopplysningene for det fastsatte formål, men du derimot behøver dem for å kunne fastsette, gjøre gjeldende eler forsvare rettskrav, kan du kreve begrenset behandling av opplysningene hos oss. Dette innebærer at du kan kreve at vi ikke sletter dine opplysninger.

Dersom du har protestert på en interesseavveining av berettiget interesse som vi har gjort som rettslig grunnlag for et formål, kan du kreve begrenset behandling i løpet av den tiden vi behøver for å kontrollere om hvorvidt vår berettigete interesse veier tyngre enn din interesse for å få opplysningene slettet.

Dersom behandlingen begrenses på grunn av noen av situasjonene nevnt over kan vi kun, utover selve lagringen, behandle opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, for å beskytte noen andres rettigheter eller dersom du har gitt ditt samtykke.

Rett til å protestere mot en viss form for behandling. Du har alltid rett til å slippe direkte markedsføring og til å protestere mot all behandling av personopplysninger som bygger på en interesseavveining.

Berettiget interesse: I de tilfeller hvor vi bruker en interesseavveining som rettslig grunnlag for et behandlingsformål, har du mulighet til å protestere mot behandlingen. For å kunne fortsette å behandle dine personopplysninger etter en slik protest må vi kunne vise til et tvingende berettiget grunnlag for den aktuelle behandlingen som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter eller friheter. I motsatt fall kan vi bare behandle opplysningene for å fastsette, utøve eller forsvare rettskrav.

Direkte markedsføring (inklusive analyser som utføres for direkte markedsføringsformål): Du kan protestere mot at dine personopplysninger behandles for direkte markedsføring. En slik protest omfatter også analyser av personopplysninger (såkalt profilering) som utføres for direkte markedsføringsformål. Med direkte markedsføring menes alle typer oppsøkende markedsføringstiltak (f.eks. via post, e-post og SMS). Markedsføringstiltak hvor du som kunde aktivt har valgt å benytte en av våre tjenester eller på annen måte har søkt oss opp for å få vite mer om våre tjenester regnes ikke som direkte markedsføring.

Dersom du protesterer mot direkte markedsføring vil vi avslutte behandlingen av dine personopplysninger for det formålet og på samme måte opphøre alle typer direkte markedsføringstiltak.

Merk at du vil alltid ha mulighet til å påvirke hvilke kanaler vi skal benytte for direkteutsendelser og personlige tilbud. F.eks. kan du velge å kun få tilbud fra oss via e-post men ikke SMS. I så fall er det ikke nødvendig å protestere mot behandlingen av personopplysningene som sådan men heller begrense våre kommunikasjonskanaler.

Rett til dataportabilitet. Du har i visse tilfeller rett til å kreve å få de opplysningene som angår deg og som du har delt med oss, overført til en annen behandlingsansvarlig (såkalt dataportabilitet). En forutsetning for dataportabilitet er at overføringen er teknisk mulig og kan skje automatisk.

Det som er skrevet om rettigheter over gjelder kun for behandling av personopplysninger som omfattes av GDPR.

Hvordan beskytter vi dine personopplysninger?

Vi bruker IT-systemer for å beskytte konfidensialiteten, integriteten og innsynet i personopplysninger. Vi har fastsatt særskilte sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger mot ulovlig eller urettmessig behandling (som ulovlig innsyn, tap, ødeleggelse eller skade). Kun de personer som rent faktisk behøver å behandle dine personopplysninger for at vi skal kunne oppfylle våre oppgitte formål, vil ha tilgang til dem.

Kontakt Datatilsynet

Datatilsynet er tilsynsmyndighet dvs. ansvarlig for overvåkning av overholdelse av lovgivningen. Dersom du mistenker at et foretak behandler personopplysninger på uriktig måte kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

Hvordan kontakte oss ved spørsmål om vern av personopplysninger?

Du kan alltid kontakte oss på post@trivselsleder.no. Du kan kontakte vårt personvernombud på samme adresse – skriv da FAO Personvernombudet i emnefeltet.

Vår personvernerklæring vil kunne endres og oppdateres. En oppdatert versjon av personvernerklæringen vil alltid være tilgjengelig her på dette webstedet.

Personopplysninger lagres for

Kunder

• Navn, telefonnummer, e-post
• Formål; Gjennomføring av avtale
• Kilde; Registrert
• Oppgis til; Regnskapsbyrå
• Lagres fysisk og digitalt, internt og eksternt
  • Kundeopplysninger angående skoler lagres frem til kundeforholdet avsluttes og for en periode etter det.
  • Kundeopplysninger angående barn slettes med en gang etter bruk.
  • Trivselsleder er databehandler
• Sorteringsrutiner er opprettet

Ansatte

• Navn, telefonnummer, e-post, personnummer, adresse, bankkonto
• Formål; Gjennomføring av avtale
• Kilde; Registrert
• Oppgis til; Regnskapsbyrå, skattemyndighet, forsikringsselskap, NAV
• Lagres fysisk og digitalt, internt og eksternt
• Sorteringsrutiner er opprettet

Leverandører

• Navn, telefonnummer, e-post
• Formål; Gjennomføring av avtale
• Kilde; Registrert
• Oppgis til; Regnskapsbyrå
• Lagres fysisk og digitalt, internt og eksternt
• Sorteringsrutiner er opprettet

Hvordan samles personopplysninger inn

• Kunden sender inn informasjon om skole, faktureringsopplysninger, personopplysninger med navn, epost og telefonnummer. Passord lages når brukeren opprettes.
• Skolens hovedkontaktperson (TLansvarlig, fakturareferanse mv.) legges inn med navn og epost.
• Navn på referanse (dersom denne skal oppgis) sendes til regnskapsbyrå og brukes på faktura til skolen.

System hvor vi lagrer personopplysninger

• Microsoft Office lagres hos Trivselsleder individuell lagring.
• trivsesleder.no, personlig innlogging og tilgang. Lagres innen EU/EØS.